21 من اللوازم المكتبية الأساسية التي يجب أن تكون موجودة في مكتبك
في حين أصبحت المكاتب خالية من الورق وتحولت إلى استخدام التكنولوجيا، لا تزال القرطاسية واللوازم المكتبية مفيدة ولا غنى عنها اليوم.
قد تعتقد أنها مجرد عناصر تافهة ولكنك تراها تُستخدم في جميع أنحاء المكتب - في مكتبك، وفي غرف الاجتماعات، وحتى في حجرة المؤن. هل يمكنك أن تتخيل عدم وجود قلم لتوقيع المستندات أو تدوين الملاحظات أو عدم وجود درج مناسب لحفظ أوراقك؟
يمكن أن يؤدي استخدام هذه القرطاسية إلى جعل المهام البسيطة مثل تصحيح الأخطاء المطبعية وفرز الأعمال الورقية أسهل وأسرع.
لذلك، من المهم تجهيز مكتبك بمستلزمات قرطاسية وافرة.
ومع أخذ ذلك في الاعتبار، ما هي الأدوات المكتبية التي يجب أن تحتاجها؟ ما هي الأدوات التي تحتاجها لترتيب مكان عملك وزيادة إنتاجية شركتك؟
تحقق من هذه الأساسيات الـ 21 التي يجب أن تكون لديك في مكتبك أو مكان عملك.
1. مؤشر الليزر
لقد اخترنا مؤشر الليزر كعنصر أول لأن كل موظف يحتاج إلى تقديم عرض تقديمي رئيسي/باور بوينت.
إذا تم استخدامه بشكل صحيح، يصبح مؤشر الليزر امتدادًا لجسم مقدم العرض. بصفته أداة لجذب الانتباه، فهو يساعد في الحفاظ على الوضوح أثناء العرض التقديمي. التأكد من أن الجميع على علم وعلى نفس الصفحة / النقطة.
الصورة هناك مصدرها eezee. (اية صورة؟)
تخيل أنك تمر عبر مخطط تدفق العملية وتشير إلى كتلة العملية باسم "هذا المربع". بدون أداة للمساعدة في جذب الانتباه، يمكن أن تصبح الشرائح فوضوية بسرعة.
2. علامة السبورة
لست متأكدًا بشأنك، لكن أقلام السبورة البيضاء نفد كثيرًا.
نحن نستخدمها للوصول إلى نفس الصفحة أثناء الاجتماعات وإجراء سباقات التصميم السريعة (وهو ما نقوم به كثيرًا).
لذلك، من الضروري العثور على قلم تحديد للسبورة البيضاء بسعر معقول ولكنه عملي.
3. الهاتف الثابت
ربما هو الشيء الذي تستخدمه أكثر على أساس يومي. الهاتف هو أداة اتصال مهمة في المكتب.
لذلك، من المهم الاستثمار في هاتف جيد.
إذا وجدت نفسك تقوم بإجراء مكالمات متعددة لنفس الأشخاص، فقد يكون من الحكمة شراء هواتف بأرقام الاتصال السريع.
إذا كانت وظيفتك تتطلب منك أن تكون متنقلًا، فقد يكون شراء هاتف لاسلكي أمرًا منطقيًا.
4. طقم الإسعافات الأولية
لجميع الرحلات والزلات والمقاطع العرضية.
لا تقلب، احصل على مجموعة الإسعافات الأولية.
ولكن فوق ذلك، تأكد من أن مؤسستك تتماشى مع ذلك قوانين السلامة والصحة في مكان العمل.
5. طفاية حريق
هل سبق لك أن مررت بأحد تلك الأيام التي اشتعل فيها النيران في مكتبك بالكامل وفجأة اندلع حريق؟
ولا نحن كذلك. ولكن بكل جدية، فإن مديري المرافق كذلك يشترط وجود طفاية حريق في المبنى في كل الأوقات.
6. شريط التصحيح
في تلك الأوقات التي ارتكبت فيها خطأ أثناء الكتابة، فإن الخربشة فوق أخطائك يمكن أن تجعل عملك يبدو فوضويًا. ونتيجة لذلك، قد يصبح عملك غير مقروء للقارئ.
لجعل مستنداتك تبدو جميلة ومرتبة، ستحتاج إلى شريط تصحيح مفيد . شريط التصحيح عبارة عن مادة بيضاء غير شفافة، تنزلق بسهولة على قطعة من الورق ويمكن أن تغطي حبر الطابعة والقلم بالكامل.
هناك العديد من الأسباب التي تجعل استخدام شريط التصحيح أفضل من سائل التصحيح. قد ينسكب سائل التصحيح أو يفيض أو يتلطخ عبر الصفحة. كما يتطلب أيضًا وقتًا حتى يجف وقد يؤدي إلى تلف الورق بمرور الوقت.
مع شريط التصحيح، لن تواجه أيًا من هذه المشكلات - ما عليك سوى تمرير الشريط وتغطيته والكتابة عليه للحصول على حل سريع وسهل.
7. دفتر الملاحظات
سواء كنت تقوم بتدوين ملاحظات لاجتماع أو تحتاج فقط إلى مكان لتدوين قائمة مهامك اليومية، أ سيكون دفتر الملاحظات مفيدًا بالتأكيد.
هناك مجموعة كبيرة ومتنوعة من أجهزة الكمبيوتر المحمولة في السوق، ولكننا نوصي باستخدام لوحة ذات ربط حلقي أو حلزوني. تترك الأشواك التقليدية المُثبتة أو المُلصقة تجاعيد عميقة على طول الحافة المقيدة للدفتر. ومع مرور الوقت، يمكن أن يتسبب ذلك في تمزق الأوراق وانهيارها.
يتم ربط دفاتر الملاحظات ذات الارتباط الحلزوني إما على الجانب العلوي، المعروف أيضًا باسم الحافة القصيرة، أو على الجانب الأيسر وهو الحافة الطويلة للدفتر. يعتمد النمط الأفضل على الطريقة التي تفضل استخدامها من أجلها.
هناك فائدة أخرى للوسادات ذات الربط الحلزوني وهي أنه من السهل إزالة الصفحات منها دون إتلاف دفتر الملاحظات. لذا، إذا كنت بحاجة إلى تمزيق أي صفحة، فما عليك سوى نسخ الصفحة المحددة وستظل بقية صفحات دفتر الملاحظات سليمة!
8. آلة التدبيس الثقيلة
على الرغم من أن الدباسات الصغيرة مناسبة لربط ورقتين أو ثلاث ورقات ببعضها البعض، إلا أن آلة التدبيس شديدة التحمل هي قطعة القرطاسية المكتبية الوحيدة التي تناسب مجموعات كبيرة من المستندات.
الدباسة الجيدة شديدة التحمل قادرة على تأمين ما يصل إلى 210 صفحة في المرة الواحدة بسهولة. على عكس الدباسة الصغيرة المحمولة باليد، فإنها ستربط أعمالك الورقية بشكل أنيق وفعال دون تجاعيد أو كسر في الدبابيس أو كسر الدباسة نفسها أثناء العملية!
مع عدد أقل من مشكلات المستخدم وصيانة أقل، فإن ماكينة التدبيس شديدة التحمل هي بالتأكيد الحل الأمثل. بالإضافة إلى ذلك، ليست الأوراق فقط هي التي يمكن تدبيسها وربطها. يمكن للآلة أيضًا ربط الأقمشة والحرير وحتى الجلود، مما يجعلها قرطاسية متعددة الاستخدامات تحتاجها في مكتبك.
9. درج الورق المتدرج
يعد وجود أكوام من المستندات وأكوام من الورق المتناثرة على مكتبك مشهدًا شائعًا في كل مكتب. وهذا يجعل درج الورق ذو الطبقات أمرًا ضروريًا في كل مكتب.
على غرار النسخة المادية من صندوق الوارد الخاص بك، يساعدك درج الورق المتدرج على تنظيم أي أوراق لديك، على غرار فرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مجلدات مختلفة. يمكن فرز المستندات المختلفة مثل البريد أو العقود المهمة أو قائمة المهام الخاصة بك في أكوام يمكن التحكم فيها وترتيب أولوياتها وفقًا لذلك. يعمل التصميم القابل للتكديس لدرج الورق على زيادة مساحة مكتبك إلى أقصى حد حيث أنه يشغل مساحة صغيرة بينما يكون قادرًا على تخزين المستندات المختلفة.
تُستخدم الصواني الشبكية السلكية بشكل أكثر شيوعًا بدلاً من الصواني الخشبية أو البلاستيكية لأنها خفيفة الوزن ومتينة. كما يمنحه التصميم الشبكي مظهرًا أنيقًا وأنيقًا، والذي سيكون مثاليًا كمكمل لديكور مكتبك. إن الصواني الشبكية السلكية ليست عملية فحسب، بل إنها تضيف أيضًا بعض الأناقة إلى مكتبك.
10. أقلام التمييز
تعتبر أدوات التمييز هي المفضلة لدي عندما يتعلق الأمر بالقرطاسية. الألوان الزاهية والنابضة بالحياة تجعل القراءة من خلال فقرات طويلة من الكلمات أقل دنيوية بكثير.
يستخدم فسفورية لتحديد النقاط والعبارات الرئيسية لجعلها بارزة في الصفحة. كما أن تسليط الضوء على هذه الأجزاء المهمة يجعل من السهل قراءتها والإشارة إليها عند مسح الكلمات ضوئيًا. يساعد التمييز أيضًا في تلخيص المؤشرات الرئيسية.
من الضروري أن تحصلي على ألوان هايلايتر عالية الجودة، حيث أن الأقل سعرًا من المرجح أن يتسرب أو يتلطخ أو يجف بسرعة. غالبًا ما تكون أدوات التمييز عالية الجودة قابلة لإعادة التعبئة ولها خياران للعرض من أجل تعدد الاستخدامات.
11. حالة البطاقة الصلبة
للحصول على أفضل انطباع لدى عملائك وعملائك، يجب أن تبدو جميع العقود والتقارير والمستندات مثالية. ومع ذلك، إذا كانت لديك مستندات كبيرة لنقلها من مكان إلى آخر، فقد يكون من الصعب جدًا عدم طيها أو تمزيقها. من المهم الحفاظ على هذه المستندات خالية من التجاعيد قدر الإمكان.
لهذا السبب يحتاج كل مكتب إلى حافظة بطاقات صلبة للحفاظ على أوراقه في أفضل حالاتها. وهذا يحميهم أيضًا من الخدوش أو التلف. متوفر بأحجام مختلفة، وهو مثالي للشهادات والرسومات وجميع أنواع المستندات الورقية.
ضع أوراقك في حافظة المستندات المتينة هذه واحتفظ بها مرتبة وجاهزة لأي عرض تقديمي.
12. الورق
قد يبدو من الواضح أن المنتج التالي ضروري في كل مكتب. ما هو المكتب الذي يمكن أن يعمل بدون ورق بعد كل شيء؟
حتى لو كنت تعمل في مكتب "بدون أوراق" ومعظم عملك عبر الإنترنت، فستظل بحاجة إلى الورق لتدوين الأشياء وطباعتها. يجب طباعة المستندات المهمة مثل العقود والاتفاقيات وتوقيعها يدويًا.
لا يمكننا التأكيد أكثر على مدى أهمية اختيار ورق طابعة عالي الجودة. سيتم تشغيل الورق عالي الجودة بسلاسة عبر الطابعة وينتج صورة واضحة ونقية. بينما بالنسبة للدرجات الأدنى من الورق، يمكن أن يؤدي ذلك إلى نزيف من حبر الطابعة والقلم. تميل الأوراق أيضًا إلى أن تكون مصنوعة من مواد أقل جودة وأقل سمكًا، مما قد يؤثر على جودة المستندات المطبوعة.
13. علامات تبويب حفظ الملفات الملونة المنخفضة
يمكن أن تترك صفحات حلق الكلب تجاعيد مزعجة في كتبك أو ملاحظاتك. مع عروات حفظ الملفات الملونة ، سيكون ذلك شيئًا من الماضي.
يمكن كتابة علامات حفظ الملفات الورقية ووضع علامات عليها. كما تسهل عليك علامات التبويب الملونة تحديد الصفحات التي تحتاجها وتحديد موقعها، خاصة عندما يكون لديك مستندات سميكة تحتوي على العديد من الصفحات. تسمح لك الألوان المختلفة أيضًا بتنظيم الصفحات المميزة إلى أقسام. ستلتصق علامات التبويب المنخفضة هذه بأي قطعة من الورق، وتساعدك على تنظيم المعلومات المهمة وتحديدها بسرعة وكفاءة.
ستوفر لك علامات تبويب حفظ الملفات الكثير من الوقت دون الحاجة إلى تقليب صفحات كتابك باستمرار للعثور على الصفحة التي تبحث عنها.
14. ختم التحبير الذاتي "عاجل".
ربما لم تظن أن هذه القرطاسية تحديدًا ستكون مهمة، ولكن هذا هو الغرض من قائمة المراجعة هذه، أليس كذلك؟
يمكن أن يتراكم عبء العمل بسهولة خاصة في ظل الوتيرة السريعة التي نعمل بها، لذلك قد يكون من السهل التغاضي عن الأشياء في بعض الأحيان. لمنع تفويت تواريخ الاستحقاق المهمة، من المهم وضع علامة في مكان ما لتذكير نفسك بالعمل العاجل الذي يجب إكماله أولاً.
يعد الطابع "العاجل" بمثابة أداة رائعة لتحديد عبء العمل الذي يجب تحديد أولوياته. بغض النظر عن عدد التذكيرات الذهنية التي تقدمها لنفسك أو قوائم المهام التي تنشئها، لا يوجد شيء أفضل من عبارة "عاجل" كبيرة الحجم باللون الأحمر ومُحبرة باللون الأحمر على المستند لتحفزك على التحرك.
من المؤكد أن الطوابع ذاتية التحبير هي الحل الأمثل لأنها ليست سريعة فحسب، ولكنها تزيل أيضًا المضايقات التي قد تنجم عن انسكاب الحبر المحتمل من وسادة الحبر. ما عليك سوى وضع ختمك على الورقة وبذلك تكون قد انتهيت.
15. السبورة المغناطيسية
تعد اللوحات البيضاء مفيدة لجميع أنواع الأشياء - تدوين التذكيرات وقوائم المهام، وكتابة الإعلانات العامة على مستوى الشركة، وحتى للخربشات العشوائية.
كما أنه مثالي للاستخدام أو جلسة العصف الذهني التالية في مكتبك أو الجدول الزمني للمشروع أو العرض التقديمي التفاعلي لتدوين الأفكار أو صياغة الخرائط الذهنية أو رسم المخططات.
هناك نوعان متاحان من السبورات البيضاء – مغناطيسية وغير مغناطيسية. في حين أن كلا الخيارين ممتازان للكتابة، إلا أن هناك العديد من الفوائد لاستخدام السبورة البيضاء المغناطيسية على السبورة غير المغناطيسية. إليكم السبب:
أولاً، تسمح لك السبورة البيضاء المغناطيسية بربط الورق والقماش والمنسوجات والمواد الأخرى بها باستخدام المغناطيس. في الواقع، قم بتوصيل المغناطيس بأي شيء عمليًا ويمكنك لصقه على لوحتك. وهذا يجعل الأمر أسهل إذا كان لديك مستندات أو مخططات مطبوعة لعرضها أثناء الكتابة على السبورة.
فائدة أخرى للسبورات البيضاء المغناطيسية هي أنه يمكنك ربط الأقلام وأقلام السبورة البيضاء بها. هذا لا يوفر لك مساحة كبيرة فحسب، بل لن تضطر أبدًا إلى فقدان أقلام التحديد الخاصة بك مرة أخرى!
16. قاطعة الورق الثقيلة
يجب أن تكون إحدى أدوات القرطاسية المكتبية الأساسية لدينا هي أداة قطع الورق شديدة التحمل . لن يؤدي تشذيب الورق أو قصه باستخدام المقص أو المسطرة إلى قطعه (لا يقصد التورية) لأن استخدام مثل هذه الأدوات لن يمنحك قطعًا لطيفًا وأنيقًا. سوف تضيع أيضًا الكثير من الوقت في محاولة الحصول على المحاذاة الصحيحة. ولذلك، سوف تحتاج إلى الأداة المناسبة لهذا المنصب.
تعتبر القواطع منخفضة الجودة أقل متانة من نظيراتها للخدمة الشاقة ومن المرجح أن تكون أقل أمانًا أيضًا. إذا كنت تقوم بقص الكثير من الورق وانكسرت الشفرة، فلن يؤدي ذلك إلى إتلاف عملك فحسب، بل قد تتعرض أيضًا لجرح من الشفرة الحادة وتجرح نفسك. وهذا، بالتالي، يشكل تهديدا للسلامة.
مع أداة القطع شديدة التحمل والموثوقة والمتينة، يمكنك التأكد من أنها آمنة للاستخدام. أيضًا، ستحتوي أداة قطع الورق الجيدة على شفرات متصلة ومثبتة بأمان داخل جسم الأداة. بهذه الطريقة، يمكنك استخدام الشفرات الاحتياطية إذا أصبحت الشفرات الحالية غير حادة.
17. أقلام حبر جاف قابلة للسحب
الأقلام ضرورية للغاية في المكتب. إنها قطعة من القرطاسية المكتبية التي يحتاجها الجميع.
للاستخدام اليومي، نوصي باستخدام أقلام الحبر القابلة للسحب . إنها سريعة وسهلة الاستخدام - ما عليك سوى النقر عليها وستكون جاهزًا للاستخدام. على عكس أقلام السحب، لا داعي للقلق بشأن فقدان الغطاء أو العثور عليه. يمكن أن يؤدي فقدان الغطاء إلى جفاف حبر القلم أو تسربه، مما قد يكون من الصعب التعامل معه.
أيضًا، يجف حبر قلم الحبر على الفور تقريبًا ولا يتلطخ بينما بالنسبة لحبر القلم الجل، فإنه يستغرق بعض الوقت حتى يجف بسبب تماسك الحبر كما أنه يتسرب بسهولة أكبر. لذلك، من أجل استخدام سهل وخالي من المتاعب للأقلام، احصل على قلم الحبر القابل للسحب.
18. بلو تاك
بلو تك عبارة عن مادة لاصقة تشبه المعجون قابلة لإعادة الاستخدام تُستخدم لربط العناصر خفيفة الوزن على الجدران أو الأبواب أو الأسطح الجافة الأخرى. قد يبدو الأمر متواضعًا ولكنه بالتأكيد مفيد وجيد في المكتب.
نظرًا لقابليته لإعادة الاستخدام وطبيعته سهلة الاستخدام، فإن جهازبلو تاك هو قطعة من القرطاسية المكتبية التي لا يمكنك الاستغناء عنها. أنها غير مكلفة ولها أكوام من الاستخدامات المختلفة .
يعد جهاز blu-tack مفيدًا لوضع الملصقات والصور الفوتوغرافية وبطاقات الشكر في جميع أنحاء المكتب. ولكن هل تعلم أن هذا المعجون المذهل رائع أيضًا لتنظيف الغبار من الأماكن التي يصعب الوصول إليها مثل لوحات مفاتيح الكمبيوتر؟ هذه حيلة رائعة ومفيدة تجعل جهاز البلو تاك متعدد الاستخدامات!
19. تغليف
عندما يكون لديك مستندات مهمة تريد حمايتها من التلف، فإن آلة التغليف هي ما تحتاجه.
يوفر جهاز التغليف حاجزًا وقائيًا ضد الرطوبة والبقع وبصمات الأصابع ويمنع تمزيقها أو طيها. فهو لا يحافظ على جودة المادة فحسب، بل يجعل التصفيح مستنداتك أكثر احترافية أيضًا.
هناك أشياء لا حصر لها يمكنك تصفيحها مثل الشهادات والصور والمستندات المهمة وقواعد المكتب وغير ذلك الكثير. يمكنك استخدام آلة التغليف بمئات الطرق المختلفة في المكتب.
20. الشريط اللاصق
من الأدوات المكتبية الأساسية الأخرى مادة لاصقة جيدة مثل الشريط اللاصق . من السهل أن يتم الخلط بينها وبين شريط تصحيح بسبب تطبيقها المشابه، ولكن هذه أداة عبقرية ستساعد في تسهيل عملك.
طريقة العمل بسيطة، فقط ضع رأس الشريط على السطح وقم بتمريره من خلاله. يوجد لديك شريط لاصق على الوجهين تم تطبيقه بدقة!
وهذا يجعل اللصق واللصق مريحًا وخاليًا من المتاعب. تجعل أعواد الغراء الأشياء فوضوية وتستغرق وقتًا حتى تجف. أما بالنسبة للأشرطة، فقد تؤدي إلى التصاق المقص وقد ينتهي بك الأمر إلى قطع قطعة أطول أو أقصر مما هو مطلوب.
الشريط اللاصق صغير ولكنه قرطاسية سهلة الاستخدام يحتاجها الجميع. لا يمكن استخدامها فقط لربط الأشياء معًا، بل يمكن استخدامها أيضًا لوضع العلامات وحتى صنع الملاحظات اللاصقة الخاصة بك !
وفر على نفسك المتاعب واستثمر في شريط لاصق.
21. آلة التقطيع المتقاطعة
لقد احتفظنا بهذا للأخير، لأن مكتبك ببساطة لن يكتمل بدون آلة التقطيع المتقاطعة .
تلعب آلة التقطيع دورًا حيويًا في الحفاظ على سلامة وأمان مكتبك - بالإضافة إلى معلومات موظفيك وعملائك. كيف ذلك؟ يمكن أن تساعد أداة التقطيع البسيطة في تجنب خطر وقوع المعلومات السرية في الأيدي الخطأ.
غالبًا ما تحتوي المكاتب على صندوق منفصل للتخلص من المستندات السرية . ومع ذلك، لا يزال من الممكن استرجاع هذه الملفات بسهولة. لذلك، من الضروري تمامًا أن يتم تدمير هذه المعلومات بشكل آمن ومأمون في نهاية كل يوم عمل.
هناك العديد من أنواع آلات تمزيق الورق في السوق، ولكن النوع الذي يعمل بشكل أفضل سيكون مزودًا بآلية القطع المتقاطع.
بدلاً من تمزيق الورق إلى شرائح يمكن لصقها بسهولة مرة أخرى، يتم تقطيع الورق إلى قطع صغيرة من قصاصات الورق التي من المستحيل إعادة تجميعها. وبهذه الطريقة، يتم تدمير المعلومات السرية بالكامل دون الخوف من وقوعها في الأيدي الخطأ.
في حين أن القرطاسية المكتبية قد تبدو وكأنها من العناصر الأساسية، إلا أنه لا ينبغي إغفال أهميتها. يمكن لهذه الأشياء البسيطة أن تساعد في تحسين إنتاجية العمال وكفاءتهم ، والحفاظ على المكتب أنيقًا ومنظمًا وحتى تسهيل الإدارة السلسة للأعمال.
بدءًا من الأساسيات مثل الأقلام والورق وأقلام التحديد إلى الآلات مثل آلات التغليف وآلات تمزيق الورق، تساعدك قائمتنا المرجعية للأدوات المكتبية على التأكد من أن مكتبك مجهز بهذه الأساسيات.
إذا فاتتك بعض هذه العناصر المدرجة في القائمة، فتصفح مجموعة واسعة من القرطاسية المكتبية لمركز رايفا الدوحة قطر هنا وعربة بها الآن!
